Работая удаленно, столкнулся с тем, что люди не планируют встречи для созвонов, а просто зовут и если повезет, то обсуждают вопрос.
Это плохая практика, потому что надо чтобы собеседник не бросал свои дела, а действительно был готов к разговору.

В этом плане я безумно люблю подход в Яндекс Поиске. Ребята скрупулёзно подходят к встречам, потому что свободное время на вес золота.

Чтобы встреча наверняка прошла хорошо и вы все успели обсудить, нужно сделать несколько простых вещей:

1. Договориться о необходимости созвона / встречи;
2. Найди свободное время в графике (календаре) собеседника;
3. Создать правильно встречу

Как понять, что встреча нужна?

Если вопрос нельзя решить за 5-10 минут, то скорее необходимость в живом разговоре есть. Поэтому, первым делом, нужно оповестить устно или письменно о факте необходимости разговора. Например:
«Я хочу встретиться и обсудить проработанные варианты по каталогу товаров и собрать фидбек»

Возможно вы ошибаетесь и собеседник изменит ход событий: «У нас ЧП, поломалась корзина, займись на этой неделе проработкой карусели в поиске».

Поиск окна для встречи

Предположим, вам дали добро. Теперь надо найти свободное время в графике коллеги. Обычно для этого используется расшаренный календарь.

Ищем свободное окно у коллеги которое удобно нам, назначаем событие. Если в команде нет открытых календарей, то встреча назначается устно, а затем все равно создается эвент в Гугл или Яндекс календаре и кидается инвайт на встречу. Так никто не забудет про договоренность и будет занят на это время для других команд.

При создании встречи, нужно учесть несколько нюансов:

1. Надо включить доступность редактировать встречу другими участниками. Это нужно на случай, если надо встречу перенести, отменить или забронировать другую переговорку (если речь об офисе).
2. Название встречи и описание должны быть понятны другим участникам. Т.е буквально надо подписать название так, будто встречу создавали не вы: «Обсудить с askuratov каталог eMoney». Если пояснений много, то есть смысл заполнить поле описания. Это нужно, чтобы коллеги подготовились к обсуждению и могли продуктивно ответить на все возможные вопросы (задать свои).
3. Встречу желательно ставить не следом за уже существующими. Или хотя бы быть готовым к тому, что участник опоздает на 5-10 минут, потому что его могут задержать или нужно физически успеть переместиться в нужную переговорку.

Помимо этого, включите доступ к своему календарю, чтобы вас могли приглашать в свободное время и не дергать вопросами об удобстве. В конце концов можно скрывать подписи событий и отображать только занятость, ведь главное, чтобы коллеги знали когда вы свободны.

Все записи по теме:

Как правильно понимать задачу
Ежедневный план и отчет
Недельный план и отчет
Как назначать встречи
Как проводить встречи